Microsoft Outlook es uno de los programas que más se utiliza en las oficinas y empresas para gestionar el correo, el calendario, los contactos y las tareas. Se ha convertido en el programa estándar para manejar de forma centralizada diferentes cuentas de correos empresariales y de casi todos los proveedores de correo. Pero no todo es color de rosa, en ocasiones se tienen algunos problemas con Outlook.
Al igual que con otros programas que son ampliamente utilizados día tras día, las personas tienden a tener un sinnúmero de problemas con Outlook que pueden convertirse en un verdadero dolor de cabeza hasta para los usuarios avanzados. Es por ello que trataremos algunos consejos útiles reparar Outlook.
1. ANALIZAR Y REPARAR ARCHIVOS DE DATOS
Cuando las cuentas están configuradas como POP o IMAP en Outlook, los elementos de correo se almacenan en un archivo de tipo PST. A medida que la cantidad de correos crece, este archivo se vuelve más grande o pesado y puede comenzar a corromperse. Si el archivo se daña el Outlook dejará de procesar el flujo de correos nuevos, se congelará e inclusive podría no abrir en absoluto. Con el tiempo, y mientras más uso se haga del correo, los archivos PST desarrollan errores con casi total seguridad.
Si Outlook empieza a dar problemas relacionados con algún archivo PST, lo mejor que se puede hacer es analizar el archivo en cuestión para detectar errores y repararlo. Outlook integra una herramienta nativa llamada Scan PST para ayudarnos con esto. Scanpst.exe realiza un escaneo completo del archivo PST, detectando los problemas o errores que tiene y finalmente reparándolo. Antes de iniciar el proceso pregunta si se quiere hacer un respaldo o backup del archivo, lo cual es muy recomendable para evitar sorpresas ante cualquier eventualidad. El proceso requiere de paciencia, ya que dependiendo del tamaño del PST, se puede tomar varias horas.
2. ARCHIVAR ELEMENTOS
Si el archivo PST crece demasiado empezará a causar muchos problemas con Outlook. Se corre el riesgo de que el archivo se corrompa y no se tenga acceso al correo. Por lo tanto, es mejor evitar que este archivo crezca más de lo recomendado y ocasione problemas mayores. Esto lo podemos lograr archivando los elementos de correo antiguos para que el tamaño del PST se mantenga balanceado.
Para archivar correos antiguos se debe dar clic en Archivo (File), después dar clic en Herramientas de limpieza (Cleanup Tools) y seleccionar la opción Archivar (Archive). Se abrirá una pequeña ventana que pedirá seleccionar las carpetas de donde se desea archivar elementos de correo. También se debe seleccionar desde qué fecha hacia atrás serán archivados los elementos, es decir, podemos seleccionar que se archiven todos los correos que tengan más de un mes de antigüedad, por ejemplo. Además se puede elegir en cuál archivo de datos serán almacenados los elementos que sean archivados.
3. ELIMINAR PERFIL Y CREAR UNO NUEVO
Si todo lo que se ha intentado de nada ha servido, entonces se puede recurrir a una opción un poco más drástica: eliminar el perfil de Outlook y crearlo de nuevo. Antes se debe tomar en cuenta que si el correo está configurado como POP, se tendrá que exportar los elementos de correo (bandeja de entrada, calendario, etc.) en un archivo de datos, para luego “reimportar” dichos elementos al nuevo perfil. Por otro lado, si la cuenta está configurada como IMAP o cuenta de Exchange, no se necesita guardar ningún archivo ya que los correos se cargarán automáticamente del servidor.
4. DESHABILITAR COMPLEMENTOS
Los complementos de Outlook agregan funcionalidades o características adicionales al programa. Un ejemplo de esto lo es el complemento del antivirus para el correo, el cual analiza el correo entrante y saliente para protegerte contra el malware. El problema con esto es que mientras más complementos estén conectado al programa, más lento se pondrá éste. Para comprobarlo se debe tratar de iniciar Outlook en modo seguro y verificar la diferencia en rapidez y agilidad del programa. Si se llega a la conclusión de que éste es el problema, entonces se debe ir a la ficha Archivo – Opciones – Complementos, desactivar los que resulten sospechosos y volver a iniciar el Outlook en forma normal. Se debe repetir el procedimiento hasta encontrar el responsable del problema.
5. DESHABILITAR ANTIVIRUS TEMPORALMENTE
Muchos antivirus incluyen una herramienta dedicada para analizar el correo entrante y saliente a través de Outlook. A veces este proceso de escaneo puede hacer que Outlook funcione más lento y hasta que falle. Para verificar si es el problema se debe a esta razón, es necesario deshabilitar el componente del antivirus para el correo de forma temporal y abrir el Outlook.
La mayoría de estos consejos están basados en versión 2010 del programa, pero también puede utilizarse para otras versiones como Microsoft Outlook 2013 ó 2007. Las opciones varían, pero en general son muy similares.
